Confidentialité

Qui est responsable

Conseil des étudiants de démonstration (CE Démo), association sans but lucratif de droit belge. Contact : contact@plenily.be. L'école (Haute École de démonstration) n'a pas accès aux données de l'espace membres.

L'espace membres est fourni par Plenily, qui l'héberge et le fait fonctionner pour le compte de CE Démo. Plenily agit comme sous-traitant au sens du RGPD (article 28) : il n'utilise les données que pour faire fonctionner le site, selon les instructions de CE Démo, ne les transmet à personne d'autre que les prestataires cités plus bas et est tenu à la confidentialité. Pour toute demande sur vos données, écrivez à contact@plenily.be.

Ce que le site garde, et pourquoi

• Votre compte. Votre adresse Haute École de démonstration, vos prénom et nom, vos rôles et l'état de votre compte (actif ou non), saisis par un ou une Gestionnaire, ainsi que la date de votre dernière connexion. Si vous demandez un lien de connexion par e-mail, il est valable 15 minutes et une seule fois ; le site garde une empreinte du lien (jamais le lien lui-même), effacée dans la semaine qui suit, et la date de l'envoi (un an, comme pour les rappels).
• E-mails du site. Votre adresse sert à vous envoyer les convocations aux réunions où vous êtes convoqué·e et des rappels (veille d'une réunion, présence à indiquer, sondage sans réponse, résumé du lundi). Le site garde la date de chaque envoi : pour une convocation, c'est la preuve qu'elle a été envoyée. Vous pouvez couper les rappels dans « Mon profil » ; les convocations partent toujours (elles sont prévues par les statuts), comme les annonces que les Gestionnaires vous adressent : chacune est gardée dans « Annonces », avec la liste de ses destinataires (visible des Gestionnaires et observateurs seulement).
• Les réunions. Les réunions où vous êtes convoqué, votre présence ou votre absence, et les procurations que vous donnez ou recevez.
• Les votes. Le fait que vous avez voté. Pour un vote nominatif, votre choix ; pour un vote anonyme, votre choix n'est jamais enregistré, seuls les totaux le sont.
• Les sondages. Votre réponse : disponibilités pour les dates proposées, propositions choisies ou texte libre. Pour un sondage anonyme, votre nom n'est affiché à personne, mais le site garde le lien avec votre réponse pour que vous puissiez la modifier.
• Vos notes de frais. Objet, date et montant de la dépense, justificatifs (tickets, factures) et l'IBAN où vous rembourser. Si vous le choisissez (case « Retenir cet IBAN »), votre IBAN est gardé sur votre compte pour vos prochaines notes ; il n'est vu que par vous.
• Ce que vous déposez. Les comptes rendus de représentation que vous écrivez, l'approbation des statuts (date et documents approuvés), et, pour les Gestionnaires, les documents importés.
• Le registre des membres. Pour les membres effectifs : nom, prénom, domicile, date d'entrée et, le cas échéant, date et motif de sortie. C'est une obligation légale (Code des sociétés et des associations, article 9:3). Le domicile est indiqué par vous dans « Mon profil » ou par un ou une Gestionnaire.
• Votre campus et votre secteur, indiqués dans « Mon profil ». Ils sont visibles par les membres de l'organisation.
• Le journal des actions. Qui a fait quoi et quand (création d'une réunion, d'un vote, présence indiquée, « a voté »…), pour pouvoir vérifier que tout s'est passé dans les règles. Il ne contient jamais le choix d'un vote ni votre domicile.
• Votre lien calendrier, si vous en créez un : un code secret qui permet à votre agenda de lire votre calendrier (vos réunions, les séances des conseils où vous siégez, les événements qui vous concernent).
• Les conseils où vous siégez, si un Gestionnaire les indique : visibles par les membres (sauf les invités), pour savoir qui siège dans chaque conseil.
• Les postes que vous occupez (page « Postes »), si un Gestionnaire les indique : visibles par les membres (sauf les invités), avec votre adresse e-mail, pour savoir à qui s'adresser.
• Les tableaux de travail (façon Trello) : cartes, responsables, échéances et commentaires signés, et qui est membre ou invité d'un tableau. Vus seulement par les membres de chaque tableau ; gardés jusqu'à leur suppression.
• Le budget de CE Démo : les recettes et dépenses saisies par la trésorerie, avec le nom de qui a payé ou a été payé et un justificatif, et les notes de frais remboursées (objet, montant, nom de l'auteur). Vu seulement par les Trésorier·es, les Gestionnaires et les observateurs ; conservé comme pièce comptable de l'organisation.
• Le carnet de passation d'un poste : notes, liens et contacts utiles (nom, rôle et, si on les indique, adresse e-mail et téléphone de personnes extérieures, par exemple à l'école), avec le nom de qui a écrit chaque entrée. Lu seulement par les titulaires du poste, ceux du mandat suivant et les Gestionnaires.
• Les journaux techniques de l'hébergeur. Comme tout serveur, celui de l'espace membres note les requêtes reçues (adresse IP, date, page demandée), pour le protéger et le réparer en cas de panne.

Base légale : la gestion de l'organisation dont vous êtes membre (article 6.1 b du RGPD) ; pour le registre des membres, une obligation légale (6.1 c) ; pour le journal et la sécurité, l'intérêt légitime de pouvoir contrôler le bon déroulement des réunions et des votes (6.1 f).

Qui le voit

• Les membres connectés (sauf les invités) voient la liste des membres et leurs rôles, les réunions, les présences et procurations, les votes nominatifs, les documents ouverts à leur rôle et les comptes rendus de représentation.
• Un sondage n'est visible que par les personnes interrogées, les Gestionnaires et les observateurs. Les réponses y apparaissent avec les noms, sauf si le sondage est anonyme.
• Une note de frais est vue par vous, par les Trésorier·es, les Gestionnaires et les observateurs. Votre IBAN et, sur vos notes de frais, votre domicile ne sont vus que par vous, les Trésorier·es et les Gestionnaires (jamais par les observateurs).
• Les invités ne voient que les réunions où ils sont convoqués, leurs votes et les documents qui y sont liés.
• Les Gestionnaires et les observateurs voient en plus le journal des actions et le registre des membres. Votre domicile n'est visible que par eux (et par vous, dans « Mon profil »), ainsi que par la trésorerie sur vos notes de frais. Seuls les Gestionnaires peuvent modifier les données, sauf ce que vous indiquez vous-même dans « Mon profil ».
• Les prestataires : Cloudflare (hébergement, base de données et stockage des documents, situés en Europe de l'Ouest ; envoi des e-mails du site). C'est une société américaine : des données techniques peuvent transiter hors de l'Union européenne, dans le cadre prévu par le RGPD (cadre de protection des données UE-États-Unis). Pour proposer des adresses pendant la saisie d'un domicile (registre ou « Mon profil »), le texte tapé est envoyé à Photon (service de recherche d'adresses de Komoot, en Allemagne, basé sur OpenStreetMap), sans votre nom ni aucune autre donnée. Quand vous joignez un ticket ou une facture à une note de frais, une image réduite est lue par Workers AI (service d'intelligence artificielle de Cloudflare) pour pré-remplir la date, le montant et le commerçant : Cloudflare ne garde pas l'image ni le résultat et ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles. Les champs restent à vérifier par vous.

Pas de publicité, pas de mesure d'audience, rien n'est vendu ni transmis à d'autres.

Cookies

L'espace membres ne dépose que les cookies indispensables à la connexion : un cookie de session, valable une heure, et des cookies de sécurité pendant la connexion. Aucun cookie de suivi : c'est pour cela qu'on ne vous demande pas d'accepter quoi que ce soit.

Combien de temps

Les durées ci-dessous sont appliquées automatiquement par le site, chaque semaine.

• Votre compte : tant que vous êtes membre. Ensuite, il est désactivé (vous ne pouvez plus vous connecter) mais pas effacé : votre nom reste lié aux réunions, présences, votes et procès-verbaux, qui font partie des archives de l'organisation. Votre adresse e-mail est effacée 5 ans après la désactivation (sans connexion ni modification du compte entre-temps).
• E-mails envoyés par le site : la trace d'un rappel est effacée après un an ; celle d'une convocation est gardée avec les archives de la réunion.
• Le registre des membres : conservé comme archive de l'organisation, y compris après votre sortie (obligation légale). Votre domicile y est effacé 5 ans après votre sortie (délai après lequel les recours prévus par le Code des sociétés et des associations sont prescrits, article 2:143).
• Le journal des actions : 3 ans.
• Votre IBAN sur une note de frais : effacé dès que la note est remboursée ou refusée. L'IBAN retenu sur votre compte : jusqu'à ce que vous décochiez la case lors d'une note suivante, et au plus tard à la désactivation de votre compte.
• Les notes de frais, leurs justificatifs et le budget : 7 ans après la fin du mandat concerné (obligation de conservation des pièces comptables, Code de droit économique).
• Les sondages : 2 ans après leur clôture, ou plus tôt s'ils sont supprimés par un ou une Gestionnaire.
• Les fichiers supprimés (document, justificatif, photo) : gardés 30 jours dans une corbeille que seuls les Gestionnaires voient, pour réparer une erreur, puis effacés. Une copie de sauvegarde de tous les fichiers est faite chaque semaine, chez le même hébergeur (Cloudflare, Europe de l'Ouest) ; un fichier effacé y reste au plus 90 jours. Les fichiers dont la durée de conservation est écoulée sont effacés sans passer par la corbeille.
• Les procès-verbaux, votes, ordres du jour et approbations des statuts : conservés comme archives de l'organisation.
• Les fichiers envoyés mais jamais rattachés (par exemple un justificatif d'une note de frais qui n'a pas été déposée) : effacés après 2 jours.
• Les documents et les comptes rendus : jusqu'à leur suppression par un ou une Gestionnaire (ou par leur auteur pour un compte rendu).
• Votre lien calendrier : jusqu'à ce que vous le supprimiez.
• Les conseils où vous siégez : jusqu'à ce qu'un Gestionnaire vous en retire.
• Les entrées du carnet de passation : jusqu'à leur suppression par un titulaire du poste ou un ou une Gestionnaire. Un contact qui ne veut plus y figurer peut écrire à contact@plenily.be.
• Journaux techniques : selon la politique de l'hébergeur (quelques jours).

Vos droits

• Corriger vos données : votre campus, votre secteur et votre domicile se corrigent vous-même dans « Mon profil » ; pour le reste (nom, adresse), demandez-le à un ou une Gestionnaire, ou écrivez à contact@plenily.be.
• Accéder à vos données, vous opposer à un traitement ou en demander la limitation ou l'effacement : écrivez à contact@plenily.be, on vous répond dans le mois. L'effacement peut être limité pour ce que la loi nous oblige à garder (registre des membres) et pour les archives des réunions et des votes.

Si la réponse ne vous convient pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles - contact@apd-gba.be - autoriteprotectiondonnees.be.